АДМИНИСТРАЦИЯ 

 КОМСОМОЛЬСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

 

 

 

 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

 

от «04» февраля 2013 г.                                                          № 1

 

  Об   утверждении   Положения  « Об   архиве  Администрации   Комсомольского  сельского   поселения », положение «О постоянно действующей экспертной комиссии», О составе экспертной комиссии (эк) администрации Комсомольского сельского поселения».

   В соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» и  «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных  архивах , музеях и библиотеках, организациях» от 18 января 2007 года №19.

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. утвердить прилагаемое

1.1  положение «Об архиве  Администрации  Комсомольского сельского поселения».

1.2  положение о постоянно действующей  экспертной комиссии

1.3  о составе экспертной  комиссии администрации Комсомольского сельского поселения

2.  Организацию выполнения настоящего постановления возложить на специалиста Акулинину  В.А.

 

 

Глава Комсомольского  сельского   поселения                                              А.Г. Салов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                    Утверждено

                                                                        Постановлением Администрации

                                                              Комсомольского  сельского поселения                                                                                                        

                                                                               от « 04» февраля 2013 г.  № 1                                                                              

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

 

об  архиве Администрации Комсомольского сельского поселения   

             

 

 

1.  ОБЩИЕ  ПОЛОЖЕНИЯ

 

1.1.  Документы органов местного самоуправления Администрации Комсомольского сельского поселения имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, относятся к составу Архивного фонда Российской Федерации, подлежат постоянному хранению в архивном отделе Администрации Комсомольского сельского поселения Брединского  муниципального района  Челябинской области.

До передачи на муниципальное  хранение эти документы  временно, в пределах, установленных действующим законодательством сроков, хранятся в  Администрации  Комсомольского сельского поселения (далее Администрация поселения).

1.2. Администрация поселения  обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в деятельности органов местного самоуправления Комсомольского  сельского поселения. В соответствии с правилами, установленными Росархивом, обеспечивает своевременную передачу этих документов на муниципальное  хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой  и передачей архивных документов, производятся силами и за счет  бюджета поселения. 

1.3. В Администрации поселения  для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на  муниципальное  хранение создан архив. Администрация поселения обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4 Лицо, ответственное за архив, назначается на эту должность и освобождается от должности распоряжением Главы поселения.

1.5. В своей работе архив   руководствуется законодательными, нормативными и правовыми актами  Российской Федерации, Челябинской области и органов местного самоуправления, правилами и другими нормативными и методическими документами Росархива, Государственного комитета по делам архивов Челябинской области, методическими документами архивного отдела Администрации  Брединского  муниципального района и настоящим Положением.

1.6. Положение об архиве  разрабатывается на основании  Примерного положения и утверждается Главой  поселения   и  согласовывается с ЭПМК Государственного комитета по делам архивов Челябинской области.

1.7. Архив Администрации поселения  работает по планам, утвержденным Главой поселения,  и отчитывается перед ним о своей работе.

1.8. Контроль за деятельностью архива осуществляет Глава поселения  или его заместитель, курирующий работу архива.

1.9.  Методическую и практическую помощь архиву  оказывает архивный отдел Администрации  Брединского муниципального района.

 

 

2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

 

В архив поступают:

 

2.1. Законченные делопроизводством  документы постоянного хранения, образующиеся в деятельности Администрации и Совета депутатов  Комсомольского сельского поселения, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

2.2. Документы постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе  и по личному составу организаций-предшественников;

2.3. Научно-справочный аппарат к документам архива.

 

3. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА

 

3.1. Основными задачами архива являются:

 

3.1.1.           Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

3.1.2.           Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на муниципальное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Росархивом;

3.1.4.           Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве  органов местного самоуправления  Комсомольского сельского  поселения;

3.1.5. Внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1.Разрабатывает и согласовывает с архивным отделом Администрации муниципального района графики представления описей дел постоянного хранения и по личному составу Администрации и Совета депутатов Комсомольского сельского поселения  на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) Государственного комитета по делам архивов Челябинской области,  и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на муниципальное  хранение;

3.2.2.Составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) Администрации поселения  и ЭПМК Государственного комитета по делам архивов Челябинской области,;

3.2.3.Принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений, обработанные в соответствии с требованиями, устанавливаемыми Росархивом;

3.2.4.Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение документов; периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверку их наличия и состояния;

3.2.5.Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом архивного отдела Администрации Брединского муниципального района;

3.2.6.Организует использование документов:

       -            информирует руководство и работников органов местного самоуправления Комсомольского сельского   поселения о составе и содержании документов архива;

       -            выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования;

        -           исполняет запросы организаций и граждан, в том числе социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

         - ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

3.2.7.Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе ЭК  Администрации поселения;

3.2.8. Составляет номенклатуру дел Администрации и Совета депутатов  Комсомольского сельского поселения, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив Администрации поселения;

3.2.9.Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива органов местного самоуправления  Комсомольского сельского поселения;

3.2.10. Ежегодно представляет в архивный отдел Администрации муниципального района сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива на 01 декабря текущего года);

3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в архивный отдел  Администрации муниципального района документы Архивного фонда Российской Федерации.

 

4. ПРАВА АРХИВА

 

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

 

4.1. Требовать от структурных подразделений Администрации поселения (при их отсутствии – от работников Администрации поселения) своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

4.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Администрации поселения (при их отсутствии – от работников Администрации поселения);

4.3. Запрашивать от структурных подразделений Администрации поселения (при их отсутствии – от работников Администрации поселения) сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения всех возложенных на архив задач и функций;

4.4. Участвовать в мероприятиях,  проводимых Государственным комитетом по делам архивов Челябинской области, архивным отделом Администрации Брединского муниципального района по вопросам архивного дела.

 

 

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОМ (при отсутствии сотрудника ответственного за  архив)

 

5.1.Ответственный за архив Администрации поселения совместно с Главой поселения  несет ответственность  за:

   -несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

   -утрату и несанкционированное уничтожение документов;

   -нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

 

 

 

УТВЕРЖДЕНО

Постановление Администрации

Комсомольского сельского поселения

от «04» февраля 2013 г.  № 1

 

ПОЛОЖЕНИЕ

о постоянно действующей экспертной комиссии

 

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК) Администрация Комсомольского сельского поселения создается для: организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовки к передаче на муниципальное хранение документов, образующихся в процессе деятельности  Администрация Комсомольского сельского поселения,  включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, фоно-, видео и другую специальную документацию.

1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при руководителе Администрация Комсомольского сельского поселения  Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководителем  Администрация Комсомольского сельского поселения.

В необходимых случаях (п. 2.3 и 2.4 настоящего Положения) решения ЭК вступают в силу только после их согласования архивным отделом администрации Брединского муниципального района.

1.3. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным  законом Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Челябинскойобласти от 22 сентября 2005 г. № 405-ЗО "Об архивном деле в Челябинской области", правовыми актами Федерального архивного агентства, методическими документами Государственного комитета по делам архива Челябинской области,   другими правовыми актами, регулирующими вопросы архивного дела, настоящим Положением.

1.4. ЭК возглавляется  Администрация Комсомольского сельского поселения,ее секретарем является сотрудник Администрация Комсомольского сельского поселения отвечающий за делопроизводство и ведение архивного дела вАдминистрация Комсомольского сельского поселения.

Персональный состав ЭК назначается приказом (распоряжением) руководителем Администрация Комсомольского сельского поселения из наиболее квалифицированных сотрудников структурных подразделений Администрация Комсомольского сельского поселения.

2. Функции ЭК

ЭК Администрация Комсомольского сельского поселения выполняет следующие функции:

2.1. Организует и проводит работу по ежегодному отбору документов для дальнейшего их хранения или уничтожения.

2.2. Организует и проводит работу по экспертизе ценности документов:

·        на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

·        на стадии подготовки документов к передаче на временное хранение в архив Администрация Комсомольского сельского поселения;

·        на стадии отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в архивный отдел администрации Брединского муниципального района.

2.3.  Рассматривает и выносит решение об одобрении:

·        сводных описей дел (годовых разделов) постоянного срока хранения, в том числе специальной документации;

·        графиков подготовки и передачи документов Администрация Комсомольского сельского поселения  на постоянное хранение;

·        нормативно-методических пособий по работе с документами:  инструкции по делопроизводству в Администрация Комсомольского сельского поселения номенклатуры дел, правила по  работе с документами.

2.4. Представляет в архивный отдел  администрации Брединского муниципального района:

на рассмотрение:

·        предложения ЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов Администрация Комсомольского сельского поселения.

на утверждение:

·        описи дел документов постоянного срока хранения;

на согласование:

·        инструкции по делопроизводству;

·        положения о ЭК и об архиве Администрация Комсомольского сельского поселения;

·        номенклатуры дел Администрация Комсомольского сельского поселения;

·        описи дел по личному составу;

·        акты о выделении к уничтожению находящихся в архиве  Администрация Комсомольского сельского поселения документов с истекшими сроками хранения;

·        акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу.

2.5. Организует для сотрудников Администрация Комсомольского сельского поселения консультации по вопросам ведения делопроизводства и архивного дела, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению квалификации.

 

3. Права ЭК

При выполнении возложенных на нее функций ЭК имеет право:

3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям  Администрация Комсомольского сельского поселения по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в структурных подразделениях, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел документов постоянного срока хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения, учета и оформления документов.

3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений Администрация Комсомольского сельского поселения  письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу.

3.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений Администрация Комсомольского сельского поселения о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах утраты документов.

3.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений и представителей других организаций.

3.5. Информировать руководство Администрация Комсомольского сельского поселения по вопросам, отнесенным к компетенции ЭК.

3.6. Представлять Администрация Комсомольского сельского поселения в архивном отделе администрации Брединского муниципального района.

 

4. Организация работы ЭК

4.1. Экспертная комиссия Администрация Комсомольского сельского поселения работает в контакте с архивным отделом администрации Брединского муниципального района.

4.2. ЭК работает по плану, утвержденному руководителем Администрация Комсомольского сельского поселения

4.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК Администрация Комсомольского сельского поселения рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания комиссии протоколируются.

4.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК.

 Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимаются простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководитель Администрация Комсомольского сельского поселения (в необходимых случаях по согласованию с архивным отделом администрации Брединского муниципального района).

4.5. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Ведение делопроизводства ЭК и использование ее документов, ответственность за их сохранность возглавляются на секретаря комиссии.

 

Глава Комсомольского сельского поселения                            А.Г. Салов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

          УТВЕРЖДЕН

Постановление Главы Комсомольского сельского поселения  

                                                                                                      От «04» февраля 2013 г.№ 1

 

 

 

СОСТАВ

экспертной комиссии (ЭК) администрации Комсомольского сельского поселения

 

 

 

 

 

 

 

Глава Комсомольского сельского поселения                                                           А.Г. Салов